WRENCH LOGIC

困っていなかったのではなく、困っていることに気づいていなかった。

Notionで業務を整理してみて、そうわかった。

なぜNotionにしたか

整備工場向けの専用システムはいくつかある。
ただ、月額数万円かかるものが多く、小規模工場には重い。

Notionを選んだ理由は3つだ。
自分たちの業務に合わせて自由に設計できること、
AIツールと組み合わせやすいこと、
コストが月額数千円から始められること。

4つのデータベースで業務を管理する

顧客管理DB：お客さんの基本情報・連絡先・整備履歴・次回車検日。
「あのお客さん、前回何を交換したっけ」が検索一発で出てくる。

車両情報DB：車検証情報・車台番号・登録番号・整備履歴を車両単位で管理。
車検証のスキャンで自動登録される仕組みも作った。

案件管理DB：入庫から納車までのステータス管理。
「今日入庫の車は何台か」「部品待ちの案件はどれか」が一目でわかる。
以前はホワイトボードに書いていた。書き忘れがあった。

部品在庫 DB：仕入れ伝票のスキャンで品番・数量・金額が自動登録。
「オイルフィルターの在庫あったっけ」と倉庫を探しに行かなくなった。

導入にかかった時間

DB設計から運用が安定するまで、約3ヶ月かかった。

最初から全部切り替えると混乱するので、紙と並行して進めた。
最初は顧客管理だけ。次に案件管理を追加。その後で自動化を追加。

年配のスタッフにはサポートが必要だった。
「會れるまでは紙も使っていい」というルールで進めたことで、無理なく移行できた。

変わったこと

情報を探す時間が大幅に減った。「あのお客さん」「あの部品」
以前は紙を探したり、誰かに聞いたりしていた。今は検索する。

データが積み重なることで、後からの分析もできるようになった。
「今月の入庫台数」「よく使う部品の上位」
こういった情報が、自然に出てくるようになった。